Polityka prywatności

Ochrona danych osobowych (harcerskie RODO)

Witryna ZHP poświęcona RODO. Można znaleźć tam m.in. dwa najważniejsze dokumenty czyli Księgę Klauzul i Zgód oraz PORADNIK DLA INSTRUKTORÓW.

Zakres stosowania Polityki

Niniejsza polityka dotyczy zbierania i dalszego wykorzystywania danych osobowych użytkowników w związku z prowadzeniem przez Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Krakowską serwisów internetowych oraz fanpage’y na portalach społecznościowych. Dotyczy to serwisów i fanpage’y Związku Harcerstwa Polskiego Chorągwi Krakowskiej oraz innych serwisów i fanpage’y, które odsyłają do niniejszej Polityki prywatności.

Nie dotyczy natomiast zbierania i dalszego wykorzystywania danych osobowych użytkowników w związku z prowadzeniem serwisów internetowych oraz fanpage’y na portalach społecznościowych przez Muzeum Harcerstwa ZHP, a także przez poszczególne chorągwie, hufce i inne jednostki organizacyjne ZHP.

Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Krakowska, ul. Karmelicka 31, 31-131 Kraków („Chorągiew”). Jako administrator ponosimy odpowiedzialność prawną za zgodne z prawem wykorzystanie Twoich danych osobowych oraz za ich bezpieczeństwo. Poniżej znajdziesz dane umożliwiające skontaktowanie się z Chorągwią we wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych osobowych.

tel. centrala: (0-12) 633 33 57; +48 693 913 352
fax: (0-12) 634 44 40
e-mail: rodo@krakowska.zhp.pl

Możesz również skontaktować się bezpośrednio z wyznaczonym przez nas inspektorem ochrony danych, wysyłając wiadomość e-mail na specjalny adres zhp-iodo@rt-net.pl. Imię i nazwisko inspektora ochrony danych znajdziesz tutaj.

Formularz kontaktowy

Wykorzystujemy dane osobowe, które podałeś/podałaś przy użyciu naszego formularza kontaktowego online (w szczególności Twoje imię i nazwisko, adres email oraz inne dane osobowe, które podałeś/podałaś w treści wiadomości). Nasz formularz wskazuje, uzupełnienie których pól informacyjnych jest wymagane, a których – opcjonalne. Uzupełnienie pól oznaczonych jako wymagane jest warunkiem skorzystania z usługi.

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu udzielenia odpowiedzi na zadane przez Ciebie pytania dotyczące działalności Chorągwi. Działamy w oparciu o nasz uzasadniony interes (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu kontaktu z użytkownikami. Jednakże gdyby okazało się, że użyłeś formularza kontaktowego w innym celu, np. w celu zgłoszenia skargi, wniosku, reklamacji, będziemy wykorzystywać i przechowywać Twoje dane w sposób odpowiadający temu celowi, o czym poinformujemy Cię szczegółowo w odrębnym komunikacie.

Wykorzystujemy dane osobowe w powyższym celu do czasu udzielenia odpowiedzi na Twoje pytanie, nie dłużej jednak niż przez miesiąc.

Rezerwacja miejsca w ośrodkach szkoleniowo-wypoczynkowych

Wykorzystujemy dane osobowe, które podałeś/podałaś przy użyciu naszego formularza rezerwacji online (w szczególności Twoje imię i nazwisko, adres email, numer telefonu, szczegóły dotyczące planowanego pobytu w ośrodku oraz inne dane osobowe, które podałeś/podałaś w polu „uwagi/pytania”). Nasz formularz wskazuje, uzupełnienie których pól informacyjnych jest wymagane, a których – opcjonalne. Uzupełnienie pól oznaczonych jako wymagane jest warunkiem skorzystania z usługi rezerwacji.

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu potwierdzenia dostępności miejsca w Ośrodku oraz w celu jego zarezerwowania. Działamy w oparciu o niezbędność wykorzystania danych osobowych do podjęcia działań przed zawarciem umowy najmu (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Wykorzystujemy dane osobowe w powyższym celu – w zależności od dostępności miejsca w Ośrodku odpowiadającego Twoim wymaganiom – do czasu rozpoczęcia planowanego przez Ciebie pobytu albo do czasu udzielenia Ci odpowiedzi o braku dostępności miejsca.

Kursy i szkolenia

Wykorzystujemy dane osobowe, które podałeś/podałaś przy użyciu formularzy zgłoszeniowych online, których dostarcza nam Microsoft Corporation (w ramach usługi Microsoft Forms) oraz TJSOFT Sp. z o.o. (w ramach usługi Zgłoszenia24). Formularze wskazują, uzupełnienie których pól informacyjnych jest wymagane, a których – opcjonalne. Uzupełnienie pól oznaczonych jako wymagane jest warunkiem zgłoszenia udziału w szkoleniu.

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu umożliwienia Ci zgłoszenia udziału w kursach, szkoleniach i innych wydarzeniach kształceniowych. Działamy w oparciu o zgodę, którą wyraziłeś/wyraziłaś przez wypełnienie odpowiednich pól formularza oraz kliknięcie przycisku „Prześlij” (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Uznajemy, że w ten sposób, przez wyraźne działanie potwierdzające, wyraziłeś/wyraziłaś zgodę na wykorzystanie swoich danych osobowych.

Wykorzystujemy dane osobowe w powyższym celu – w zależności od dostępności wolnych miejsc na wybranym przez Ciebie szkoleniu – do czasu rozpoczęcia planowanego szkolenia albo do czasu udzielenia Ci odpowiedzi o braku dostępności takiego miejsca.

Udostępnianie zasobów serwisów

Zasoby serwisów Chorągwi obejmują m.in. dokumentację fotograficzną oraz publikacje periodyczne dotyczące różnych przejawów życia harcerstwa. Zasoby te zawierają dane osobowe, w szczególności wizerunek, dane biograficzne, w tym dane dotyczące udziału w życiu harcerstwa.

Wykorzystujemy te dane osobowe w celu zwiększenia atrakcyjności serwisów oraz popularyzacji ruchu harcerskiego. Działamy w oparciu o zgodę (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażoną przez osoby, których te dane dotyczą.

Wykorzystujemy dane osobowe w powyższym celu do cofnięcia wyrażonej zgody, nie dłużej jednak niż przez 5 lat.

Informowanie o składzie osobowym władz Chorągwi

Wykorzystujemy dane osobowe członków komendy i innych władz Chorągwi, a także członków zespołów i innych osób funkcyjnych, obejmujące ich imię i nazwisko, stopień instruktorski, pełnioną funkcję oraz dane kontaktowe.

Wykorzystujemy te dane w celu udostępnienia danych kontaktowych członków władz Chorągwi. Działamy w oparciu o nasz uzasadniony interes (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu transparentności obsady władz Chorągwi oraz ułatwienia komunikacji z członkami tych władz.

Wykorzystujemy dane osobowe w powyższym celu przez okres zajmowania stanowiska we władzach Chorągwi.

Przyciski portali społecznościowych

Zamieszczając na naszych stronach internetowych przyciski portali społecznościowych (Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, YouTube), dajemy operatorom tych portali sposobność do zbierania danych osobowych użytkowników naszych stron i ich dalszego przetwarzania w określonych przez tych operatorów celach. Czynimy to w dwojaki sposób:

Po pierwsze, odsyłamy Cię za pomocą przycisku na stronę internetową odpowiedniego portalu społecznościowego, na której możesz polubić lub obserwować nasz fanpage, jak również polecić go swoim znajomym; Twoja aktywność na portalach społecznościowych jest śledzona przez operatorów tych portali, a zabrane w ten sposób dane są przez nich wykorzystywane m.in. do celów marketingu behawioralnego; dotyczy to jedynie użytkowników naszych stron będących subskrybentami usług portali społecznościowych;
Po drugie, umożliwiamy operatorom portali społecznościowych umieszczenie na Twoim urządzeniu plików cookies, dzięki którym mogą śledzić Twoją aktywność na różnych stronach internetowych; zebrane w ten sposób dane są przez nich wykorzystywane m.in. do celów marketingu behawioralnego; dotyczy to wszystkich użytkowników naszych stron bez względu na to, czy są subskrybentami usług portali społecznościowych;

Celem zamieszczenia przez nas na stronach internetowych przycisków portali społecznościowych jest zwiększenie atrakcyjności tych stron. Działamy w oparciu o nasz uzasadniony interes (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promocji i popularyzacji działalności Chorągwi.

Prowadzenie fanpage’y na portalach społecznościowych

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe zbierane w związku z odwiedzinami utworzonych przez nas naszych fanpage’y na portalach społecznościowych (Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, YouTube) i aktywnością podejmowaną na forum tych fanpage’y, w tym informacje o obserwowaniu i polubieniu fapage’a, zamieszczeniu postów, zamieszczeniu komentarzy pod publikowanymi na fanpage’u treściami, reakcjach na publikowane na fanpage’u treści oraz o dzieleniu się z innymi użytkownikami publikowanymi na fanpage’u treściami itp.). Informacje te, zgodnie ze specyfiką działania portali społecznościowych, są jawne dla wszystkich lub niektórych pozostałych użytkowników tych portali.

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu prowadzenia fanpage’a, w tym w celu opracowania atrakcyjnych treści oraz ich udostępnienia użytkownikom portali społecznościach. Działamy w oparciu o niezbędność wykorzystania danych do wykonania umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Wykorzystujemy ponadto Twoje dane osobowe obejmujące imię, nazwisko albo pseudonim, którym posługujesz się na portalach społecznościowych oraz wizerunek w celu opublikowania lub umożliwienia Ci opublikowania na naszym fanpage’u fotografii przedstawiającej Twoje uczestnictwo w różnych przejawach życia harcerstwa wraz z opisem. Działamy w oparciu o wyrażoną przez Ciebie zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz na rozpowszechnianie wizerunku (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. a RODO):

Jeżeli sama opublikowałaś / sam opublikowałeś na naszym fapage’u fotografię, uznajemy, że w ten sposób, przez wyraźne działanie potwierdzające, wyraziłaś / wyraziłeś zgodę na wykorzystanie swoich danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. a w zw. z art. 4 pkt 11 RODO);
Jeżeli chcielibyśmy opublikować na naszym fanpage’u fotografię, którą dostrzegliśmy na Twoim profilu, zwrócimy się do Ciebie o udzielenie odrębnej, dedykowanej tej fotografii zgody;
Jeżeli sami publikujemy wykonane przez nas fotografie, działamy na podstawie zgody, którą wyraziłaś / wyraziłeś przy przystąpieniu do ZHP lub w związku z uczestnictwem w konkretnym wydarzeniu, podczas którego fotografia została wykonana.

Ze względu na specyfikę fanpage’y, upublicznione materiały, w tym Twoje dane osobowe lub wizerunek, będą widoczne zgodnie z zasadami działania Facebooka. Z naszej strony zapewniamy, że tam, gdzie pozawalają nam na to ustawienia fanpage’a, ograniczamy widoczność starych postów, co oznacza, że widoczne są tylko najświeższe posty. Jednakże, jeżeli zgłosisz nam, że chcesz, aby usunąć Twoje dane osobowe lub wizerunek, zrobimy to niezwłocznie.

Komunikacja z użytkownikami portali społecznościowych

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące imię, nazwisko lub inny identyfikator użytkownika portalu społecznościowego (Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, YouTube), a także dane zawarte w treści wiadomości, które wysyłasz do nas na czacie, oraz w treści postów i komentarzy, które zamieszczasz pod publikowanymi na fanpage’u treściami, w tym Twój wizerunek zamieszczony na publikowanych przez Ciebie zdjęciach.

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu udzielenia odpowiedzi użytkownikom oraz moderowania dyskusji pomiędzy użytkownikami. Działamy w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu kontaktu pomiędzy Użytkownikami.

Wykorzystujemy dane osobowe w powyższym celu przez okres Twojej aktywności na naszym fanpage’u.

Statystyki dotyczące użytkowników stron internetowych i subskrybentów fanpage’y

W związku zamieszczeniem na naszych stronach internetowych przycisków portali społecznościowych, a także w związku z utworzeniem i prowadzeniem fanpage’y na tych portalach korzystamy z oferowanych przez te portale usług polegających na opracowaniu i prezentacji informacji statystycznych dotyczących użytkowników portali odwiedzających nasze strony. Co prawda otrzymane w ten sposób informacje mają charakter anonimowy, jednakże operatorzy portali społecznościowych – w celu opracowania i prezentacji tych informacji – wykorzystują dane osobowe użytkowników, w tym dane dotyczące ich wieku, płci, życia zawodowego i osobistego, zainteresowań, dokonywanych zakupów oraz lokalizacji. W ten sposób, inicjując wykorzystanie tych danych przez operatorów portali społecznościowych, stajemy się współodpowiedzialni za ich wykorzystanie. Działamy przy tym w celu lepszego poznania ogółu użytkowników naszych stron internetowych, a co za tym idzie, lepszego dostosowania treści tych stron. Działamy w oparciu o nasz uzasadniony interes (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promocji i popularyzacji działalności Chorągwi.

W związku z realizacją opisanych powyżej celów nie przechowujemy danych o charakterze osobowym. Takie dane mogą jednak przechowywać – ze względu na określone przez siebie samodzielnie cele – operatorzy portali społecznościowych. Pozostaje to jednak poza jakimikolwiek uzgodnieniami z tymi operatorami. Informacje statystyczne dotyczące użytkowników portali społecznościowych, o których mowa powyżej, są podstawą działania usługi Sotrender. Dostawca tej usługi, SmartNet Research & Solutions sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przetwarza anonimowe dane pochodzące z różnych portali w celu ich łącznego zaprezentowania w ramach jednego interfejsu oraz w celu wywiedzenia na ich podstawie nowych, użytecznych informacji statystycznych. Korzystamy z tej usługi, działając w celu i w oparciu o podstawę prawną wskazaną powyżej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Monitoring Internetu

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące imię, nazwisko albo pseudonim, którym posługujesz się w Internecie, np. na portalach społecznościowych, forach internetowych, blogach, w grupach dyskusyjnych, jak również informacje zawarte w treści postów, komentarzy i innych opublikowanych przez Ciebie wypowiedzi (w szczególności tych, w których używasz zdefiniowanych przez nas słów kluczowych, np. „Chorągiew Krakowska”).

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu:

automatycznego wyszukania wypowiedzi dotyczących działalności Chorągwi, w tym pytań, wątpliwości oraz pozytywnych i negatywnych opinii,
automatycznej oceny Twojego stosunku do działalności Chorągwi na podstawie treści wypowiedzi,
nawiązania z Tobą kontaktu, w tym udzielenia odpowiedzi na pytania i włączenia się do dyskusji na tematy związane z działalnością Chorągwi,
opracowania zbiorczych zestawień wypowiedzi dotyczących działalności Chorągwi.

Działamy w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na promocji i popularyzacji działalności Chorągwi w oparciu o bezpośredni kontakt z użytkownikami.

Wykorzystujemy dane osobowe w powyższym celu do czasu nawiązania z Tobą kontaktu, w tym udzielenia odpowiedzi na pytania i włączenia się do dyskusji na tematy związane z działalnością Chorągwi, nie dłużej jednak niż przez miesiąc. Po upływie tego czasu wykorzystujemy jedynie dane anonimowe zawarte w opracowanych zbiorczych zestawieniach.

Administrowanie serwerem i statystyka korzystania z zasobów naszych stron

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe dotyczące Twojej aktywności na naszych stronach, obejmujące treść zapytań HTTP kierowanych do naszego serwera przez Twoje urządzenie (adres URL, adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, język przeglądarki, datę i godzinę żądania, identyfikator pliku cookie, przeglądane zasoby strony). Zbierane w ten sposób dane są zapisywane w dziennikach (logach) serwera.

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu administrowania serwerem, zapewnienia jego bezpieczeństwa oraz w celach statystycznych. Działamy w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna wykorzystania danych przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na administrowaniu serwerem, identyfikowaniu błędów w strukturze naszych stron oraz prowadzeniu statystki najczęściej przeglądanych zasobów.

Wykorzystujemy dane osobowe w powyższym celu przez 14 dni.

Podmioty, którym ujawniamy Twoje dane osobowe

Ujawniamy Twoje dane osobowe:

FreshMail sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, dostawcy usługi wysyłki newslettera,
Home.pl sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie, dostawcy usługi hostingu internetowego naszych stron,
TJSOFT Sp. z o.o.,z siedzibą w Katowicach, dostawcy usługi interaktywnych formularzy („Zgłoszenia24”),
Microsoft Corporation z siedzibą w Redmont (Stany Zjednoczone Ameryki Północnej), dostawcy usługi interaktywnych formularzy („Microsoft Forms”),
SmartNet Research & Solutions sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, dostawcy usługi opracowania i prezentacji informacji statystycznych („Sotrender”),
Brand 24 S.A. z siedzibą we Wrocławiu, dostawcy usługi monitoringu Internetu i portali społecznościowych.

Podmioty te wykorzystują Twoje dane osobowe, działając wyłącznie w naszym imieniu i na nasze polecenie jako podmiot przetwarzający. Nie są odrębnymi administratorami Twoich danych, co oznacza, że nie mogą wykorzystywać Twoich danych do innych celów niż realizacja zlecenia Chorągwi.

Ponadto w związku z prowadzeniem fanpage’y na portalach społecznościowych (Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, YouTube) ujawniamy dane osobowe subskrybentów naszych fanapage’y zarówno innym użytkownikom portali społecznościowych, jak i operatorom tych portali (tj. Facebook Ireland Limited, Twitter, Inc., Snap Inc., Google Ireland Limited). Operatorzy portali społecznościowych są odrębnymi administratorami Twoich danych, co oznacza, że mogą wykorzystywać Twoje dane do celów, które określają samodzielnie.

Odbiorcy Twoich danych osobowych mają siedzibę głównie w Polsce i w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), np. w Irlandii. Niektórzy spośród naszych dostawców mają siedzibę poza terytorium EOG. W związku z przekazaniem Twoich danych poza terytorium EOG zadbaliśmy, aby nasi dostawcy dawali gwarancje wysokiego stopnia ochrony danych osobowych. Gwarancje te wynikają w szczególności ze zobowiązania do stosowania standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (UE) lub uczestnictwa w programie „Tarcza Prywatności” ustanowionym na mocy decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA.

Twoje prawa

W związku z wykorzystywaniem przez nas Twoich danych osobowych możesz domagać się od nas:

dostępu do swoich danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy Twoje dane osobowe są wykorzystywane, uzyskania kopii swoich danych osobowych oraz do uzyskania informacji związanych z wykorzystaniem tych danych (na podstawie art. 15 RODO),
kopii swoich danych osobowych, których sam nam dostarczyłeś/dostarczyłaś, i przekazania tej kopii bądź Tobie samemu/samej, bądź wskazanemu przez Ciebie pomiotowi w powszechnie używanym, możliwym do odczytu komputerowego formacie (na podstawie art. 20 RODO),
sprostowania swoich danych osobowych, gdy są niekompletne lub nieprawidłowe (na podstawie art. 16 RODO),
usunięcia wszystkich lub niektórych swoich danych osobowych (na podstawie art. 17 RODO), jeżeli odpadł cel lub podstawa prawna wykorzystywania tych danych, np. wobec cofnięcia zgody lub zgłoszenia zasadnego sprzeciwu albo jeżeli dane osobowe były wykorzystywane niezgodnie z prawem,
ograniczenia wykorzystania Twoich danych osobowych (na podstawie art. 18 RODO) na czas niezbędny do rozstrzygnięcia o zasadności żądania usunięcia lub sprostowania tych danych albo do rozstrzygnięcia o zasadności zgłoszonego przez Ciebie sprzeciwu lub na czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przez Ciebie roszczeń;

Możesz wnieść sprzeciw wobec wykorzystania Twoich danych osobowych w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (na podstawie art. 21 RODO). Na skutek wniesionego sprzeciwu rozważymy, czy z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją Twoje prawa i wolności mają pierwszeństwo przed względami ochrony poufności przetwarzanych przez nas danych osobowych zawartych w Ewidencji.

Możesz w dowolnym momencie wycofać udzieloną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych (na podstawie art. 7 RODO). Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem ich wykorzystywania na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Masz prawo do wniesienia skargi w związku z wykorzystywaniem Twoich danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możesz wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu.

Zmiany w Polityce Prywatności

Stosownie do potrzeb możemy zmieniać i uzupełniać Politykę Prywatności. O wszelkich zmianach lub uzupełnieniach poinformujemy Cię poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na naszych stronach, a w przypadku istotnych zmian możemy wysłać Ci także odrębne powiadomienia na podany przez Ciebie adres e-mail.